Die Aufgaben einer guten Sekretärin

Der Alptraum einer jeden Sekretärin

Der Alptraum einer jeden Sekretärin
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Das Berufsbild der Sekretärin hat sich in den letzten Jahren stark verändert: War früher das Schreiben von Geschäftsbriefen eine der wichtigsten Aufgaben, ist dies heute eher in den Hintergrund getreten. Die meisten Chefs und Chefinnen erledigen einen großen Teil ihrer Korrespondenz per e-Mail selbst. Stattdessen haben viele Sekretärinnen die Funktion von Assistenten übernommen, die einzelne Mitarbeiter oder aber ganze Teams durch das Übernehmen von eigenständigen Arbeiten unterstützen.

Schon immer war eine gute Portion Organisationsgeschick Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Sekretärin. Sie muss den Terminkalender für einen oder mehrere Mitarbeiter führen, dabei übernehmen erfahrene Kräfte durchaus auch die Gestaltung des Wochenablaufes für ihre Vorgesetzten selbst. Eng mit dieser Aufgabe hängt die Reiseplanung zusammen: Im Internetzeitalter stellt es für jede Sekretärin eine Herausforderung dar, stets die günstigsten Flüge, Mietwagen und Hotels zu finden. Die meisten Angestellten, die über eine Sekretärinverfügen, überlassen es dieser, am Ende des Monats sämtliche Kreditkartenbelege mit der Kreditkartenabrechnung abzustimmen und für die Buchhaltung vorzubereiten. Genauso verfahren viele Kollegen auch mit der Reisekostenabrechnung, die sie von ihren Assistentinnen erledigen lassen.Stehen wichtige Meetings mit Geschäftspartnern an, übernimmt die Sekretärin die umfangreichen Vorbereitungen: Dies umfasst nicht nur Auswahl und Anmietung von geeigneten Sitzungsräumlichkeiten, Restaurants und Hotels, auch die technische Ausstattung mit Beamer, Overhead-Projektoren oder Ähnlichem muss sie organisieren. Außerdem sind die wenigsten Mitarbeiter in der Lage, Power-Point-Präsentationen und Hand-Outs so auszuarbeiten, dass sie wirklich präsentabel sind. Hier ist bei der Überarbeitung meist die Sekretärin gefragt.

Eine gute Sekretärin erkennt man auch daran, wie eingebunden sie in die Kommunikationsflüsse eines Unternehmens ist. Je selbständiger und erfahrener sie ist, desto eigenständiger kann sie per Telefon oder E-Mail mit Geschäftspartnern Vereinbarungen treffen. Innerhalb des Betriebes ist sie für die anderen Mitarbeiter unverzichtbarer Ansprechpartner, nicht nur für geschäftliche Dinge, sondern oft auch im zwischenmenschlichen Bereich. Es mag sich viel gewandelt haben an den Aufgaben einer Sekretärin, aber eins ist unverändert: Eine erfolgreiche Sekretärin ist der gute Geist einer Abteilung oder auch eines ganzen Unternehmens!

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