Mit wenig Aufwand viel Sicherheit fürs Büro

Fast alle Handwerksbetriebe und Offices sind heutzutage vernetzt und haben ihre Daten auf dem Bürocomputer, auf Laptops und anderen Speichermedien abgelegt. Oftmals ist eine Kalkulation oder Auftragsbearbeitung gar nicht mehr anders möglich. Viele potenzielle Auftraggeber fordern die Abgabe des Angebotes auf elektronischem Wege und auch während der Ausführung von Aufträgen wird ständig via Internet kommuniziert.

Einbrüche in Büros können die Firma in den Ruin treiben

Ein Einbruch in das Büro bringt ein häufig nicht wieder gut zu machendes Chaos in dieses, bisher wie ein Uhrwerk, laufende System. Auftragsdaten gehen verloren, die Preise aus der Kalkulation sind nicht mehr abrufbar und Ausführungszeichnungen sind verloren gegangen. Es reicht aus, wenn die Diebe nur den einen Computer oder Laptop entwenden, auf dem diese so wichtigen Daten abgespeichert worden sind. Zugegeben – welcher Firmenchef oder Kalkulator findet schon die Zeit, täglich zum Feierabend eine Datensicherung durchzuführen. Datentechnik und ihre Software ist aber auch sehr teuer in der Anschaffung. Diebe lassen oftmals gleich mehrere Laptops, PCs und Speichermedien mitgehen. Ein einziger PC mit professioneller Software für die Buchhaltung, Kalkulationsprogrammen, Zeichenprogrammen und Auftrags- sowie Materialverwaltung kostet mehrere tausend Euro. Der wirtschaftliche Schaden ist erheblich und Versicherungen schauen genau nach, ob auch die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen worden waren. Bei unzureichendem Einbruchsschutz lehnen sie die Schadensregulierung häufig teilweise oder komplett ab. Der Verlust an Hard- und Software kann besonders bei kleinen und mittleren Firmen mit nur geringfügigem Eigenkapital die Handlungsfähigkeit zum Erliegen bringen. Der Schaden durch verloren gegangene Daten ist noch wesentlich höher und so manches Unternehmen hat es schon in die Insolvenz getrieben.

Einbruch und Computerklau bei einem Elektroinstallateur

Handwerksmeister Robert M. betrieb bis vor wenigen Wochen sein junges, aufstrebendes Unternehmen in Nordrhein-Westfalen. Mittlerweile beschäftigte er sechzehn Mitarbeiter und seine Spezialisierung galt der Errichtung von speichergesteuerten Regelungsanlagen in der Landwirtschaft. Zwei Kollegen verrichteten die Werkstattarbeit, projektierten die SPS (speicherporgrammierte Steuerung) und programmierten viele Komponenten bereits in der Werkstatt vor. Alle anderen Mitarbeiter waren auf den Baustellen beschäftigt und kamen abends oder bei Montagebaustellen Donnerstag nachts in die Firma, um vorbereitete Arbeit abzuholen. Als Robert M. an einem Montag früh die Eingangstür zum Büro aufschließen wollte, stockte ihm der Atem. Die Tür war nicht mehr verschlossen. Als er nach dem Rechten sehen wollte, erkannte er sofort das Chaos. Er rief die Polizei und die spätere Bestandsaufnahme ergab, dass beide PCs aus dem Büro und vier Laptops von den Baustellen gestohlen worden waren. Außerdem war der Werkzeugschrank gewaltsam aufgebrochen worden und sämtliche Messgeräte fehlten.

  • Wie konnte der Einbruch passiert sein?
    Robert M. hatte fünf Schlüssel für die Eingangstür an seine bauleitenden Monteure ausgegeben. Längst hatte sich eingebürgert, dass sie einen Schlüssel in einem Versteck deponiert hatten. Er wusste nichts von diesem sorglosen Umgang und hatte nun den Schaden. Diebe hatten den Schlüssel gefunden und sein Büro ausgeräumt. Die Situation eskalierte, weil einer seiner Auftraggeber dringend auf die Inbetriebnahme der Anlage angewiesen war. Die Projektierungsarbeit vieler Wochen war verloren gegangen und als noch kleines Unternehmen hätte er nicht schnell genug reagieren können. Nach kurzem Streit machte dieser Auftraggeber von seinem Recht der Ersatzvornahme Gebrauch und Robert M. trägt die erheblichen Mehrkosten. Die Zahlung der letzten Teilrechnung ist ausgesetzt und seine Schlussrechnung wird er vielleicht niemals legen können. Nun bangt er um den Fortbestand seiner Firma. Zu spät – aber erst jetzt erinnert er sich daran, dass er schon längst ein elektronisches Schloss einbauen wollte, das nur mit Magnetkarten zu öffnen ist. Die hätte er an alle Kollegen verteilen können. Mehr Sicherheit im Büro wäre mit diesem geringen Aufwand in ein elektronisches Schloss kein Problem gewesen. Christoph Heib von der Firma SPC GmbH (http://www.spc-world.de) sagt dazu folgendes: „Die Magnetkarte, kann anders als ein Schlüssel, problemlos im Portemonnaie mitgetragen werden und muss so nicht unter einem Stein oder einer Fußmatte versteckt werden.“

Sicherheitsvorkehrungen sind wichtig zur Existenzerhaltung

An diesem verheerenden Beispiel wird sichtbar, wie wichtig der Einbruchsschutz für das Büro ist. Im Einbruchsfall ist er unter solchen Umständen für die Firma existenziell notwendig. Robert M. streitet sich mittlerweile mit seinem Versicherer vor Gericht, der ihm eigenes Verschulden unterstellt. Welchen Umfang jedoch enthalten solche Sicherheitsvorkehrungen? Eine allgemeingültige Empfehlung gibt es nicht, denn jedes Büro und jeder Werkstattbereich unterscheidet sich bereits durch seine Raumaufteilung, durch Nutzungsgewohnheiten und durch die Erreichbarkeit. Grundlegende Maßnahmen andererseits sind in allen Büros notwendig.

Sie beinhalten:

  • baulichen Einbruchsschutz
  • mechanischen Einbruchsschutz
  • elektronischen Einbruchsschutz

Eine sichere Bauhülle schützt vor Einbrechern

Baulicher Einbruchsschutz beginnt bereits damit, dass sich ein Firmensitz ständig unter Kontrolle befinden sollte. Neuansiedlungen in erst entstehenden Gewerbegebieten beispielsweise sind häufiger von Einbrüchen betroffen als solche in ständig frequentierten Regionen. Hier sind weitere Sicherheitsvorkehrungen für mehr Sicherheit im Büro besonders wichtig. Zum baulichen Einbruchsschutz gehört aber auch, dass die sicherheitsrelevanten Räumlichkeiten nicht bereits von Weitem zum Einbruchsversuch einladen. Außerdem muss die äußere Bauhülle selbstverständlich aus nur schwer überwindbarem Material wie Mauerwerk oder Stahl bestehen.

Sichere Beschläge erschweren den Einbruch

Mechanischer Einbruchsschutz bezieht sich auf alle Bauteile, die geöffnet werden können. Dazu gehören Fenster und Türen, Lichtschächte und sonstige, für Diebe erreichbare Bauöffnungen. Zum Öffnen eines normalen Fensters mit Drehkippbeschlag benötigt ein Einbrecher maximal zehn Sekunden. Mechanischer Einbruchsschutz bedeutet deshalb den Einsatz von Beschlägen mit Pilzkopfzapfen, Mehrfachverriegelungen und/oder Zweitschlösser und sonstige abschließbare Zusatzeinrichtungen. Eingangstüren sind in mechanische Widerstandsklassen eingeteilt. Sicherheitsrelevante Türen für das Büro sollten mindestens der Widerstandsklasse WK4 entsprechen, die selbst für versierte Einbrecher mit brachialem Werkzeug unüberwindbar sind.

Elektronik für das sichere Büro

Elektronischer Einbruchsschutz erweitert den Schutz durch mechanische Maßnahmen. Einbrecher gehen immer raffinierter vor und finden irgendwann auf jeden Sicherheitsbeschlag eine Antwort. Eine elektronische Einbruchmeldeanlage mit Magnetkontakten sowie gegebenenfalls Glasbruchmeldern an allen Türen und Fenstern signalisiert bereits einen Einbruchsversuch. Oftmals schrecken auch bereits Bewegungsmelder für Außenleuchten einen Einbrecher ab. Sie erkennen aber auch die streunende Katze.
Hat ein besonders geübter Einbrecher die äußere Bauhülle dennoch überwunden, wird er im Innenraum durch Bewegungsmelder erfasst, die den optisch-akustischen Alarm durch eine Außeneinheit auslösen. Eine Aufschaltung zur Polizei oder einem Wachdienst ist kostenpflichtig, aber zumindest überlegenswert.

Elektronische Zugangskontrolle ist viel mehr als nur Komfort

Aus dem Beispiel von Handwerksmeister Robert M. wird deutlich, dass für mehr Sicherheit im Büro auch die Nutzungsgewohnheiten einbezogen werden müssen. Türschlösser mit Magnetkarte autorisieren nur ihre Besitzer, die Tür zu öffnen. Eine mechanisch sichere Tür ist selbstverständlich die Voraussetzung dafür. Robert M. hätte mit einem solchen Schloss gleich mehrfach in Sicherheit ohne Folgekosten investiert. Herkömmliche Sicherheitsschlüssel können verloren gehen und jedes Mal muss sicherheitshalber das Schloss gewechselt werden. Ein elektronisches Schloss mit Magnetkarte verrät seine Codierung nicht und die Sicherheit im Büro ist gewährleistet.

Wenn sie Räume voneinander abtrennen wollen eignen sich Schiebetüren besonders.

 

Bildquelle: Bigstock-ID: 46437475 by fotosenmeer

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